Mesmo sem data para o retorno ao trabalho presencial, as empresas reformulam os escritórios

Alterações vão desde instalação de sinalização e portas automatizadas até espaçamento entre as mesas e criação de áreas mais flexíveis

Nova sede administrativa regional da  AkzoNobel, em São Paulo (Foto: Divulgação)

A crise sanitária do novo coronavírus está completando um ano no Brasil e, neste período, muitas empresas tiveram de adotar o home office, fechando totalmente (ou parcialmente) seus escritórios. Aos poucos, no entanto, elas começam a flexibilizar o retorno dos empregados aos seus postos presenciais, mas ainda sem previsão de volta total, sobretudo agora, com os casos de covid-19 – e as mortes em decorrência dela – subindo diariamente.

Segundo um estudo sobre trabalho remoto durante a pandemia divulgado pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), o número de funcionários em home office em novembro de 2020 era de 7,3 milhões no Brasil, redução de aproximadamente 260 mil em relação ao mês anterior (7,596 milhões). Em em maio, eram 8,709 milhões. Os dados foram levantados a partir da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílio (PNAD) Covid-19 do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Outro levantamento, realizado pela consultoria global KPMG em outubro e novembro do ano passado com 264 empresários, revelou que 36% deles já voltaram para os escritórios, contra 25% entre de agosto e setembro, 13% entre junho e julho e 12% entre abril e maio. A pesquisa mostrou ainda que 46% das empresas brasileiras pretendem retornar efetivamente este ano – nas três análises anteriores, esses índices foram de 38%, 26% e 9%, respectivamente.

“Temos visto uma boa parte do mercado muito interessada na volta. Aqui, na própria KPMG, estamos implementando planos de retorno em fases. Hoje, estamos na 1, o que significa que nossos escritórios estão abertos para os funcionários que realmente precisam da sua estrutura, mas a entrada deles só é liberada após passarem por um check-up e se preencherem alguns requisitos, por exemplo, não conviverem com pessoas com comorbidades. Dos cerca de 5 mil funcionários, temos recebido uma média de 60 e de forma alternada”, comenta Luciene Magalhães, sócia líder de capital humano da consultoria.

Para garantir a segurança de todos, a empresa promoveu uma série de alterações nas instalações, como o espaçamento de 3 metros entre uma mesa e outra e a colocação de proteções em todas elas. Ainda investiu em sinalização, para orientar os usuários onde podem ou não se sentar e quais salas estão liberadas para uso, criou um guia de governança específico para o retorno e determinou algumas regras, como a proibição de circular fora do seu andar e de ir para o prédio de transporte público.

“Estamos fazendo experimentações, atentos às tendências nacionais e internacionais, e planejando tudo com cautela e responsabilidade”, afirma a executiva. “Temos visto que as organizações também estão nesse momento de amadurecimento corporativo, de entender as circunstâncias.”

A BR Properties, uma das principais empresas de investimento em imóveis comerciais de renda do Brasil, registrou um aquecimento na busca por edifícios corporativos nos últimos meses. Segundo seu presidente, Martin Jaco, do total das locações que fizeram no ano, 55% foram nos últimos três meses.

“De março até setembro o mercado parou, havia muita incerteza. Mas a partir de outubro, quando a situação da pandemia ficou um pouco mais clara, os números melhoraram e se enxergou uma luz no fim do túnel com os testes das vacinas, as companhias começaram a retomar seus planos de mudança, que já estavam na pauta”, aponta o executivo. “Outro movimento que observamos, ainda tímido, foi o de retomada da presença física nos edifícios no segundo semestre, mas com rotação de pessoas, horários flexíveis e distanciamento.”

Além disso, Jaco relata que houve uma mudança no comportamento do inquilino. “Na verdade, foi uma antecipação, por conta da crise da covid-19, de uma tendência que já era prevista. Pensando em oferecer mais conforto e qualidade aos funcionários e focando na retenção de seus talentos, as empresas estão de olho em escritórios que tenham um layout mais flexível, permitindo diversos tipos de uso, com serviços dos mais variados, desde cabeleireiro até supermercado, no entorno e com opções de transporte. No cenário atual, quem tiver essa qualidade, terá grande vantagem competitiva”, afirma.

A seguir, confira como algumas empresas com atuação no Brasil estão operando após um ano da pandemia e quais modificações já fizeram nas suas instalações para receber as equipes com segurança – mesmo sem ainda terem uma data definida para isso.

AkzoNobel

No início de 2020, assim que a cidade de Wuhan, na China, se tornou o epicentro da pandemia, a AkzoNobel, multinacional holandesa do segmento de tintas e revestimentos, já começou a tomar providências ao redor do mundo, incluindo o Brasil. Assim, ainda no começo de março, conseguiu colocar mais de 800 funcionários da parte administrativa da unidade nacional em home office.

E, mesmo sem uma previsão de retorno total ao escritório, em outubro, junto com a inauguração de sua nova sede administrativa para a América do Sul, em São Paulo, a empresa começou a “abrir as portas”. “Fizemos uma pesquisa com os funcionários, e muitos relataram o desejo de voltar para o escritório”, diz Francisco Farias, diretor regional de Recursos Humanos da empresa para América do Sul.

Num primeiro momento, a ocupação do novo local é de cerca de 20%, podendo receber, no máximo, 32 pessoas – mas não tem passado de 25 por dia – em um ambiente capaz de abrigar até 180. Lá, os lugares liberados para uso estão sinalizados, todas as salas têm indicação de capacidade máxima e é preciso fazer uma reserva prévia da estação de trabalho.

“Os protocolos de segurança estão direcionados para distanciamento. Na entrada, é feita a medição da temperatura e há álcool gel em todas as partes. Esse tem sido um exercício importante de como operar com segurança para quanto pudermos retornar de vez ao escritório”, indica o executivo.

Apesar de muita gente estar ansiosa pela volta, Farias adianta que o modelo que deverá prevalecer no futuro provavelmente será o híbrido. “Não acreditamos no modelo 100% home office, temos na nossa cultura essa questão do olho no olho, mas também sabemos que as pessoas se acostumaram a trabalhar em suas casas. Por isso, nosso escritório já foi pensado para essa nova configuração no mundo pós-pandemia e, aos poucos, iremos ajustar os papeis dentro da organização”, completa o diretor regional de RH da AkzoNobel para América do Sul.

CI&T

Com cerca de 2,5 mil funcionários em home office desde março, a multinacional brasileira CI&T, especialista digital para grandes marcas globais, está com sua sede em Campinas (SP) – que, inclusive, ganhou recentemente um espaço de inovação batizado de GlobalTech – e as duas unidades em São Paulo e em Belo Horizonte (MG) totalmente prontas para o retorno presencial, mas isso só irá acontecer, de acordo com Daniel Jerozolimski, Shared Services & IT Director da empresa, quando for 100% seguro.

GlobalTechs, novo espaço de inovação da CI&T, foi inaugurado em dezembro de 2020 (Foto: Divulgação)

“Em novembro, teve um momento em que os casos da doença caíram e chegamos a pensar na reabertura, mas aí a situação piorou. O cenário, agora, ainda é muito imprevisível e inspira cuidados. De toda forma, quando for possível retornarmos, respeitaremos as preferências e o poder de escolha das pessoas, um pilar que queremos fortalecer cada vez mais”, relata.

Na lista de adaptações que a CI&T implementou em suas instalações estão limitação de uso dos espaços compartilhados, reforço na higienização e na limpeza, espaçamento mínimo de 2,5 metros entre as mesas de trabalho, o que diminuiu a capacidade do local para 30%, criação de áreas mais flexíveis e implantação de corredores com sentido único e torneiras e portas automáticas.

Devido à pandemia, a companhia adotou um protocolo com quatro níveis de segurança epidemiológico, que variam entre o trabalho de casa opcional (nível 0, padrão) até o fechamento total do escritório por um período (nível 3). No momento, as operações no país estão no nível 2, o que significa que apenas pessoas que tenham necessidades muito especiais de trabalhar no escritório podem fazê-lo.

Atualmente, 1% dos funcionários está liberado para frequentar os locais, e eles devem informar diariamente à equipe médica da CI&T, através de um aplicativo, se estão com algum sintoma da covid-19 ou se tiveram contato com alguém que está com suspeita da doença.

LafargeHolcim

O home office foi adotado na LafargeHolcim, fabricante de materiais de construção, também em março, para 100% dos empregados administrativos e os pertencentes aos grupos de risco, mesmo que de outras áreas.

Nas fábricas, o número de pessoas foi reduzido para que trabalhassem com o distanciamento físico necessário. No caso desses profissionais, antes de acessarem o local, todos precisam responder o questionário de um aplicativo, LH Saúde, e, dependendo das suas respostas, recebem um QR Code que libera ou não a entrada no local de trabalho. A cada 30 dias, eles, assim como os que se encontram em casa, devem fazer o teste de covid-19.

No escritório da LafargeHolcim, as mesas ficaram maiores e ganharam novo formato em ambientes sem paredes (Foto: Divulgação)

Em maio, a empresa decidiu que os 150 funcionários do Rio de Janeiro passariam a trabalhar em regime de teletrabalho permanentemente. Quatro meses depois, a mesma medida foi tomada com os 50 que atuam em Minas Gerais.

“Essa desmobilização segue em linha com a valorização do bem-estar e adota o modelo de smart working, que favorece o equilíbrio entre a jornada profissional e a qualidade de vida.

Dessa forma, a LafargeHolcim passa a ter 85% dos empregados administrativos dos escritórios em regime de teletrabalho e uma redução de 70% dos espaços físicos”, aponta Juliana Andrigueto, diretora de Recursos Humanos e Comunicação da companhia no Brasil.

No caso da equipe de São Paulo, composta por 50 pessoas, há um planejamento já elaborado para que retorne à empresa em regime híbrido, sendo parte presencial e o restante em home office. Para que isso aconteça, o escritório passou por reformas. “Agora conta com um ambiente mais colaborativo, com salas mindfullness e para lactantes, armários para objetos pessoais, bicicletário, chuveiro e maior área de convivência, com copa e sofá”, pontua a executiva, acrescentando que as mesas ficaram maiores e ganharam novo formato em ambientes sem paredes, aproximando os gestores de seus times.

Novartis

Foi também em março que a farmacêutica Novartis adotou o trabalho remoto para seus funcionários, com exceção dos que atuam nas plantas produtivas de São Paulo e Paraná e no laboratório, também localizado na capital paulista – no total, 1,6 mil, dos 2,2 mil profissionais, passaram para o home office.

“Inicialmente, pensamos que seria algo rápido, um ou dois meses, e a cada reunião reavaliávamos a situação, até que não conseguimos mais definir uma data para o retorno”, diz Corinna Iara Hoffmann, Head de REFS (Real Estate & Facilities Services) Brazil da companhia. 

Mesmo sem essa certeza, em setembro do ano passado, a Novartis começou a flexibilizar, permitindo que algumas pessoas voltassem para a sede administrativa em São Paulo. Atualmente, 8% do quadro usa o local, não necessariamente todos os dias. Segundo a executiva, ele está aberto para 20% de sua capacidade e é preciso fazer um cadastramento com antecedência e escolher dia, prédio e andar.

Foram feitas melhorias nas instalações para receber os funcionários com segurança, como sinalização e recomendações específicas para uso das áreas comuns (elevadores e restaurantes, por exemplo), distanciamento de 2 metros entre as mesas, instalação de kits de higienização (álcool em gel e lenço umedecido) nos andares e totens de álcool em gel (pedal e ativação automática) na entrada dos prédios.

Além disso, as torneiras dos banheiros foram substituídas por modelos com acionamento por aproximação, as portas receberam um dispositivo que permite a abertura com o uso dos cotovelos e não das mãos e as portas da entrada foram automatizadas. Por enquanto, as salas de reuniões, a academia e os espaços de eventos estão fechados.

Para Corina, mesmo com o fim da pandemia, nem todos os funcionários devem retornar aos seus postos presenciais. “Na Novartis somos muito abertos ao trabalho flexível e, como muitas pessoas se adaptaram bem ao home office, acreditamos que vão preferir se manter dessa forma.”

Vivo

Antes da pandemia, o home office já era uma realidade na Vivo, sendo empregado duas vezes por semana para cargos administrativos. Mas, com a chegada da covid-19, outras áreas tiveram de adotar o sistema, inclusive o call center. Assim, em março, com todas as medidas necessárias tomadas, mais de 20 mil colaboradores da empresa passam a trabalhar integralmente de casa, enquanto 30% do quadro, que corresponde às equipes de manutenção e instaladores de campo e lojas que exercem atividades essenciais à manutenção dos serviços permaneceram com suas atividades presenciais.

Apesar de ainda não ter determinado quando todos poderão deixar o trabalho remoto, a companhia criou o programa Meu Momento, através do qual o funcionário escolhe se quer adotar o modelo híbrido. Neste formato, explica Niva Ribeiro, VP de Pessoas da Vivo, quem se sente à vontade para voltar aos escritórios onde os decretos locais permitem, já pode.

A executiva informa que os que optam por ir encontram todos os protocolos de saúde e segurança seguidos à risca: uso de máscaras, distanciamento entre as posições de trabalho e salas de reuniões, monitoramento com medição de temperatura pontos de assepsia, com álcool gel, disponível em todos os ambientes, elevadores com dispositivos de oxi-sanitização e sistemas automáticos para abertura de portas.

“Nós sempre acompanhamos e seguimos as orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS), do Ministério da Saúde e das autoridades locais, com planos estruturados de volta, foco na saúde e na segurança das pessoas. Neste momento, ainda há instabilidade nas bandeiras de cada cidade, que precisam ser respeitadas, portanto, não é possível prever um retorno completo ao modelo presencial no curto prazo”, encerra Niva.

Fonte: Época