7 erros de corte de custos de TI que você deve evitar

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Você está cortando custos ou cortando cantos? Seu trabalho pode depender de saber a diferença.

CIOs bem-sucedidos estão sempre procurando maneiras de eliminar os custos excessivos. Infelizmente, em seu entusiasmo para cortar resíduos, muitos líderes de TI encontram-se caindo em armadilhas comuns que prejudicam desnecessariamente serviços e operações corporativas.

Saber o que cortar, quando cortar, e quão profundamente cortar, é tanto uma arte quanto uma ciência econômica. Uma boa maneira de começar é evitando os sete principais erros de corte orçamentário de TI.

1. Corte de custos sem engajamento do negócio

Samir Datt, diretor-gerente na prática de consultoria tecnológica da consultoria global Protiviti, recomenda trabalhar em estreita colaboração com líderes empresariais corporativos para criar uma estrutura organizacional de TI bem definida e eficiente.

“Aplique os gastos de TI a capacidades fundamentais que fazem mais sentido para a organização de TI possuir e estão alinhados às iniciativas de negócios, ao mesmo tempo em que reduzem custos, [como] via terceirização em áreas menos importantes”, aconselha.https://imasdk.googleapis.com/js/core/bridge3.464.0_en.html#goog_1412868872Volume 0% 

Datt também observa que a parceria com os líderes de compras e RH pode abrir as portas para oportunidades adicionais de economia de custos, como identificar modificações de contratos potencialmente benéficas e atrair e reter talentos-chave.

2. Esperando até que os mandatos de liderança cortem

Não agir proativamente sobre reduções de custos devido à desatenção, negação ou otimismo excessivo é uma armadilha comum. “Como resultado, os cortes no orçamento de TI não estão alinhados para corresponder aos objetivos corporativos”, diz Rocco Rao, analista, diretor de pesquisa e conselheiro executivo do Info-Tech Research Group, uma empresa independente de pesquisa de TI.

Atrasar desnecessariamente a ação até o último minuto limitará as opções de corte orçamentário a medidas estritamente reativas, como a redução de pessoal, o cancelamento de projetos e o adiamento da compra de ativos. “Uma abordagem proativa analisa estratégias para otimizar as operações de TI, o fornecimento e o gerenciamento de portfólio de projetos”, diz Rao.

Quando a TI é vista como uma entidade amplamente reativa, o CIO provavelmente será responsabilizado pela redução dos níveis de serviço, uma vez que os cortes necessários não foram tratados de forma eficiente em consulta com as unidades de negócios afetadas. O resultado é uma oportunidade perdida para a TI se apresentar como um parceiro de negócios, um jogador estratégico e não apenas operacional, observa Rao.

3. Corte antes de realizar análises suficientes

Os líderes de TI que tomam decisões de corte de custos muito rapidamente, e sem as informações e insights necessários, podem deixar a organização de TI lutando contra lacunas de desempenho e eficiência. “Se os cortes forem feitos na segurança cibernética, por exemplo, então o resto da infraestrutura e das redes de TI podem estar em maior risco”, diz Bason Paravattil, diretor de soluções, serviços de infraestrutura em nuvem para empresas e consultoria de TI Capgemini North America.

Outro exemplo de corte de custos imprudente é cortar os orçamentos dos data centers à medida que uma organização se move para a nuvem. “Na superfície, faz sentido, mas a economia da TI está em constante evolução, e mudar-se para a nuvem não significa necessariamente que faz sentido financeiro fazer cortes de data center de forma reacionária”, diz Paravattil. Ele acredita que a melhor maneira de garantir a tomada de decisões totalmente informada é que os líderes de TI façam o trabalho inicial, usando várias fontes de dados para validar cortes orçamentários.

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4. Atrasar investimentos em programas de tecnologia crítica

À primeira vista, desacelerar ou parar investimentos em novas tecnologias pode parecer uma jogada inteligente. No entanto, a aparência pode enganar. “Os programas precisarão ser revistos continuamente, uma vez que pequenas economias agora podem levar a fazer investimentos maiores mais rapidamente à medida que a TI luta para acompanhar as crescentes demandas de um negócio do século 21”, adverte Chris Fielding, CIO da Sungard Availability Services, um provedor de serviços de recuperação de TI.

O problema é duas vezes, notas de fielding. “Não só sua capacidade de atender às mudanças nas demandas de negócios diminui, mas atrasar o investimento eventualmente levará a um investimento significativamente maior e composto, tudo isso enquanto as habilidades da equipe começam a envelhecer e os funcionários talentosos começam a procurar oportunidades mais desafiadoras”, diz ela.

Fielding sugere abordar a questão criando um roteiro e cronograma que define metas corporativas e a visão de TI para atender a esses objetivos. “Investimentos em camadas para dar pequenos passos que impulsionem a mudança em toda a organização, bem como permitir que você invista no desenvolvimento de habilidades das equipes”, aconselha.

5. Não otimizar os gastos

A otimização de gastos pode levar a economias significativas sem diminuir o desempenho de operações ou serviços críticos, observa Matt Deres, CIO da Rocket Software, uma empresa privada de desenvolvimento de software. Ele aconselha levar em consideração todos os custos relevantes para determinar o quanto um determinado serviço, como sistemas financeiros, servidores, suporte à área de trabalho e serviços de rede, precisa ser executado. “Se você tem esses detalhes, juntamente com dados de data de início e término para todos os seus contratos, é uma tarefa muito mais simples entender proativamente sua estrutura de custos e onde você pode otimizar reduzindo a duplicação ou serviços nãousados”, diz Deres. “Em tempos de reduções de custos mais forçadas, esses dados são uma ferramenta poderosa para colaborar com o negócio sobre quais serviços podem precisar ser subotimizados para atender à restrição orçamentária.”

6. Corte de custos muito amplamente e indiscriminadamente

Os líderes de TI muitas vezes exageram em um mandato de redução orçamentária, balançando um machado excessivamenteamplo. Para se alinhar com as encomendas do topo, muitos líderes de TI adotaram uma abordagem “de um tamanho que se encaixa em todos” para cortar custos, observa Ramesh Balakrishnan, gerente sênior da empresa de TI e consultoria empresarial EY Consulting.

“Este é tipicamente um atalho usado por líderes que não fazem ou têm tempo para analisar áreas táticas onde podem cortar custos, com impacto mínimo”, diz ele. “Os cortes são aplicados sem visibilidade em áreas sensíveis à fundação de toda a organização ou a [lugares] que podem ter um efeito adverso sobre os negócios ou usuários, como gestão de riscos ou áreas que estão realmente acelerando o crescimento dos negócios.”

Balakrishnan acredita que a redução de custos deve ser vista de forma holística como uma combinação tanto de corte tático de custos quanto de otimização de custos. “O corte tático de custos é usado em áreas específicas e baseado em uma boa compreensão de benefícios versus impactos para os negócios, usuários e moral da equipe”, diz ele. “A otimização de custos analisa a redução de custos de longo prazo através da otimização dos gastos, construindo recursos como automação [e] monitoramento proativo, o que leva à evasão da contagem de cabeças e a melhores investimentos alavancados.”

Manter apenas metas táticas em mente ao cortar custos muitas vezes leva a problemas imprevistos maiores, como impacto adverso nos negócios, problemas com a produtividade do usuário final e aumento do risco para violações de segurança. “É fundamental entender que a redução de custos míope, sem considerar os impactos maiores para o negócio, geralmente acaba sendo muitas vezes mais cara do que as economias obtidas através dos cortes de custos”, observa Balakrishnan.

7. Passando o dólar

Nestes tempos difíceis, os CIOs estão sob intensa pressão para cortar custos, muitas vezes dentro de uma faixa-alvo obrigatória, como de 10% a 15%. Uma vez que poucos chefes de TI gostam de tomar decisões difíceis, pode haver uma forte tentação de passar o mandato para organizações incorporadas dentro da divisão de TI, exigindo que cada líder de unidade cumpra a meta de corte de custos. “Afinal, as organizações dentro da divisão de TI devem saber onde os cortes podem ser feitos para entregar as economias necessárias”, diz Tim Potter, diretor da empresa de consultoria empresarial e de TI Deloitte Consulting.

No entanto, embora passar decisões difíceis de financiamento a jusante possa parecer uma maneira lógica de lidar com uma tarefa geralmente desagradável e impopular, raramente é uma boa ideia. “Essa [abordagem] muitas vezes leva a iniciativas de corte de custos que nunca serão realizadas, pois os esforços são míopes e desalinhados com a estratégia corporativa global”, explica Potter.

CiOs que passam o dinheiro de corte de custos para subordinados correm o risco de receber menos do que eles esperavam. Por exemplo, a equipe de plataformas de tecnologia pode decidir reduzir o investimento necessário para expandir sua plataforma em nuvem, deixando a divisão de TI incapaz de atender às necessidades de uma divisão de negócios que está planejando implantar novas soluções alimentadas por aprendizado de máquina projetadas para melhor engajar os clientes. Enquanto isso, o líder de gerenciamento de programas de TI opta por reduzir as operações em 10% a 15%, reduzindo os novos métodos ou ferramentas desesperadamente necessárias para melhorar a produtividade.

Em ambos os exemplos, as tentativas de redução de custos nunca são verdadeiramente realizadas. “Ou a divisão de TI inverte o curso ou as funções de TI/tecnologia de sombra emergem nas linhas de negócios”, adverte Potter. “É quando você sabe que a iniciativa de corte de custos foi direcionada para as áreas erradas.”

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