7 dicas para liderar vários projetos de TI ao mesmo tempo

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O líder de hoje pode se sentir como um artista de circo, simultaneamente fazendo malabarismos com vários projetos, garantindo que nenhum caia no chão. A pandemia colocou mais urgência nessa questão, com mandatos de trabalho de casa colidindo com a necessidade de acelerar as transformações digitais. Em breve, no entanto, quando o mundo começar a emergir da pandemia COVID-19, o malabarismo ficará ainda mais furioso à medida que o trabalho remoto, a segurança, a transformação digital, a automação e outras iniciativas urgentes começarem a exigir atenção renovada e rápida conclusão.

Como a pressão se tornará intensa, é importante planejar agora como você planeja gerenciar vários projetos essenciais sem sacrificar tempo, orçamentos ou qualidade. As sete dicas a seguir ajudarão a protegê-lo de deixar cair a bola.

1. Seja um líder de projeto, não um gerente

Um erro crítico que muitos executivos de TI cometem ao gerenciar vários projetos é se ver apenas como gerentes de projeto, em vez de líderes. “Em vez de apenas gerenciar orçamento, cronograma, escopo, qualidade e riscos, [você] também precisa liderar as pessoas”, explica Byron Love Sr., gerente do programa de serviços de proteção cibernética da empresa de defesa Raytheon Intelligence and Space. “Os gerentes de projetos que acreditam que podem gerenciar projetos sozinhos levarão suas equipes e organizações ao fracasso.”

Líderes bem-sucedidos treinam equipes — e gerentes individuais de projetos — para servirem como sensores humanos que retransmitirão imediatamente um sinal de alerta se uma iniciativa tiver sérios problemas. “Eles motivam [equipes e gestores] a aplicar seus conhecimentos de uma maneira que mantenha os projetos nos trilhos”, diz Love. “Quanto mais complexos os projetos, e maior o número de projetos, mais experiência e talento de liderança em gestão de projetos são necessários para o sucesso.”

2. Considere o quadro geral

Ao enfrentar vários projetos de TI, é importante ter uma compreensão clara das prioridades atuais da empresa. Sabendo quais iniciativas são mais urgentemente necessárias, os funcionários e outros recursos podem ser alocados em iniciativas de alta prioridade, enquanto empreendimentos menos importantes podem continuar progredindo a um ritmo menos furioso. “As organizações fazem muitas demandas em TI para uma ampla variedade de projetos interessantes e impactantes”, observa Heidi Norman, diretora interina de inovação e performance da cidade de Pittsburgh. “Cada pedido vem com um senso de urgência e, muitas vezes, uma falta de clareza sobre os detalhes, que é onde os problemas começam a germinar.”

Norman sugere construir fortes laços com a gestão empresarial e outros atores-chave para atender às suas necessidades e expectativas, bem como priorizar iniciativas e manter os projetos nos trilhos. “A falta de comunicação e a atenção à gestão de mudanças tendem a ser os maiores, ou talvez mais comuns, erros”, diz ela.

David Birdsall, gerente sênior do The Parker Avery Group, uma empresa de consultoria de varejo e bens de consumo, acredita que 80% do sucesso de gerenciamento de projetos está na comunicação. “Você precisa ser capaz de … relatar status e principais takeaways para que a organização entenda o que está acontecendo”, afirma. A comunicação aberta também ajuda um líder de TI a aprender quais empreendimentos precisam de atenção imediata, bem como projetos que podem ser abordados em um ponto futuro.

3. Designar um gerente de programa

Quando vários projetos de alta prioridade ameaçam sobrecarregar os recursos disponíveis, pode ser um sinal de que é hora de nomear um gerente de programa permanente ou temporário. Trabalhando em tempo integral ou parcial e reportando-se diretamente ao CIO, o gerente do programa é responsável por lidar com a comunicação e desenvolvimento de processos de status do projeto para identificar e gerenciar riscos, lidar com itens de ação e resolver problemas pendentes à medida que eles surgem. Em muitas organizações, o gerente do programa também lida com tarefas de gestão de recursos e orçamento.

Um gerente de programa agiliza os projetos identificando quaisquer restrições ou dependências fundamentais enfrentadas pelos empreendimentos atuais, dando aos gerentes de projetos individuais mais tempo para se concentrarem em tarefas principais, diz Birdsall. “Além disso, o gerente do programa pode oferecer supervisão adicional e/ou assistência a cada gerente de projeto para garantir que as tarefas estejam progredindo conforme o planejado”, acrescenta.

4. Confie em suas equipes

Quando uma iniciativa começa a ficar atrasada, muitos líderes de TI cometem o erro de ignorar o gerente do projeto e tentar microgerenciar a iniciativa eles mesmos.

“Em vez de confiar em sua equipe e delegar [responsabilidades], eles podem sentir a necessidade de fazer parte de cada decisão tomada em um projeto”, diz Chrystal Taylor, head geek da SolarWinds, uma provedora de software de gerenciamento de TI e monitoramento de rede. “Se você não pode confiar na equipe para assumir tarefas efetivamente dentro de um projeto, então você não montou a equipe certa para o trabalho”, adverte ela.

A menos que os projetos sejam intimamente integrados ou relacionados, Taylor recomenda nunca nomear membros da equipe para mais de uma iniciativa. Os membros da equipe precisam ser capazes de se concentrar na tarefa em questão e não se distrair com questões associadas a outro projeto. Também é importante manter os membros da equipe informados através de seu gerente. “A prioridade de tarefas e projetos não deve ser desconhecida ou confusa para eles”, observa Taylor. “Sair do caminho para permitir que as pessoas prosperem dentro de suas habilidades, e só intervir quando absolutamente necessário para orientar ou redirecionar prioridades, gera sucesso para todos.”

5. Aproveitar a automação

Os líderes de TI que não usam a automação para acelerar o desenvolvimento de projetos estão dificultando desnecessariamente suas equipes desde o início. “Buscar melhorar a eficiência, especialmente através da automação de tarefas repetitivas, economiza tempo e dinheiro”, afirma Taylor.

A automação torna processos complexos facilmente repetíveis e menos propensos a erros, diz Kyle Mizell, vice-presidente de engenharia da AIM Consulting, uma consultoria de TI e provedora de tecnologia. “Houve muitos avanços na automação que reduzem a intervenção manual e/ou humana”, observa. “Esses avanços ajudam a simplificar e reduzir a quantidade de ‘peças móveis’ com a liberação do seu projeto.”

A tecnologia de automação robótica de processos (RPA), por exemplo, usa o aprendizado de máquina (ML) e a inteligência artificial (IA) para executar rapidamente e automaticamente muitos tipos diferentes de tarefas normalmente demoradas e repetitivas, particularmente em processos de extração de dados e migração de dados.

6. Evite a duplicação

Muitos líderes de TI têm o hábito de examinar cada projeto individualmente, deixando de verificar proativamente as dependências ou interações compartilhadas entre as iniciativas. Em vez disso, consulte cada líder de equipe para ver se pode haver uma maneira de compartilhar recursos entre projetos em andamento, acelerando os cronogramas de desenvolvimento e implantação.

“A melhor maneira de fazer malabarismos com vários projetos de TI é analisá-los de várias perspectivas diferentes, ou ‘lentes'”, diz Ruth Anne Guerrero, instrutora de gerenciamento de projetos de TI da empresa de treinamento de software DevelopIntelligence. “Cada ‘lente’ examina um conjunto diferente de características do projeto, e pode revelar oportunidades de sinergia em vários projetos.”

A visualização de projetos através de múltiplas lentes também pode levar à descoberta precoce de requisitos redundantes ou conflitantes, ao mesmo tempo em que garante o uso eficiente de recursos e minimiza a confusão do usuário final. “Olhar para vários projetos juntos, usando várias lentes, pode revelar oportunidades de agregar mudanças de software e agilizar todo o trabalho de projeto associado, beneficiando tanto os recursos do projeto quanto seus stakeholders”, diz Guerrero.

7. Fique no alvo

Embora muitos líderes de TI se orgulem de suas capacidades multitarefas, tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo pode corroer o julgamento e levar a erros críticos que, a longo prazo, realmente prolongam o tempo de desenvolvimento de um projeto. “Tentar fazer malabarismos com vários projetos de TI quando você está distraído ou desorganizado não só afeta a equipe mais ampla, mas também deixa a organização mais confusa sobre a atribuição de recursos em todos os projetos”, explica Vince Pádua, diretor de inovação e tecnologia da Axway, uma provedora de plataformas de software de gestão e integração da API.

Para alcançar ordem, estrutura e estabilidade, os líderes inteligentes de TI reservam distrações e se apegam a um plano detalhado e consistente para cada projeto. As ferramentas de gerenciamento de tarefas, como o Trello e o SmartSheet, permitem que os líderes sitiados observem o progresso da equipe e atribuam tarefas a indivíduos específicos, mantendo o controle de cada passo em cada projeto.

Ao supervisionar vários projetos, Pádua sugere começar com o fim em mente. “Saiba o que o … as prioridades da organização são e, em seguida, alinham rigorosamente seu tempo, os esforços e recursos das equipes aos objetivos gerais”, aconselha. “Isso vai levá-lo através desses tempos caóticos quando equilibrar vários projetos parece especialmente assustador.”

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